Racionalización, OYM, OYS.

LAS FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Antecedentes Históricos:

Tras estudiosos de la administración como Henri Fayol, Frederick Taylor y Peter Drucker, el interés por aumentar la productividad y el grado de eficiencia en el trabajo ha llevado al surgimiento de nuevas teorías para lograr dichos objetivos.

Concepto:
O y M es un conjunto integrado de técnicas e instrumentos que permiten realizar y diseñar la estructura y la operativa de las organizaciones para asegurar el mejoramiento continuo y la adaptación al medio; apuntando al cumplimiento de los objetivos de la organización en forma eficaz y eficiente.
Eficiencia- hacer bien las cosas.
Eficacia- hacer las cosas correctas.

Un gerente eficiente es el que obtiene productos o resultados medidos con relación a insumos (materias primas, materiales, tiempo, etc.). Se es más eficiente al reducir al mínimo los costos de los recursos que se necesitan para alcanzar las metas.

Por otra parte, la eficacia implica elegir las metas acertadas. Una organización que vende celulares del tamaño de un ladrillo es ineficaz, aunque produzca con eficiencia.


El nombre clásico de O y M ha ido cambiando, siendo los más comunes RACIONALIZACIÓN u ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS.
Definición
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS U ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS ES LA FUNCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN QUE SE OCUPA DE ANALIZAR LOS PROBLEMAS DE ESTRUCTURA Y PROCEDIMIENTOS DE UNA EMPRESA A FIN DE SOLUCIONARLOS, PARA EL LOGRO DE OBJETIVOS DEFINIDOS.

Funciones de la Unidad de O y S.
Las funciones de O y S han sido descriptas de muy diversas maneras, siempre en torno al concepto funcional de asesoría. Algunas de ellas son:

1) Preparar un plan de organización y mantenerlo actualizado, adaptándolo a las nuevas necesidades.

2) Revisar y diseñar las estructuras organizativas, de forma que se logren los fines de la institución en la manera más efectiva.

3) Analizar y proponer mejoras de métodos y procedimientos.

4) Colaborar con los técnicos competentes (Arquitectos e Ingenieros) en los estudios de distribución de plantas e instalaciones físicas de oficinas.

5) Realizar evaluaciones previas a la adquisición, y durante la utilización, de mobiliario, máquinas y demás equipos de oficina.

6) Fomentar la normalización administrativa, elaborando manuales de organización y funciones, sistemas y procedimientos.

Características.
Las actividades de O y S se basan en CONVENCER y no imponer, para ello se debe:
Ÿ Dar participación en los estudios.
Ÿ Respetar las opiniones de las personas afectadas directamente por los cambios.
Ÿ Demostrar claramente las ventajas que pueden derivarse de los cambios.
Ÿ Crear un clima favorable hacia la aceptación del cambio, reconociendo la importancia del elemento humano en toda situación de cambio.

Alternativas de las Funciones de O y S

Las funciones de O y S pueden ser desarrolladas a través de una Asesoría Interna o Externa
ASESORÍA EXTERNA (cuando la organización contrata asesores externos, Consultoras, Técnicos que no pertenecen a la empresa)

VENTAJAS
1. Objetividad e independencia de criterios, por no ser empleados de la empresa.
2. Alta especialización y experiencia en O y M, por conocimiento de otras empresas.
3. El asesor externo puede llegar a ejercer mayor influencia para que se acepten sus sugerencias por su reconocida idoneidad en la materia.

DESVENTAJAS
1. No conoce la realidad de la empresa. Necesita tiempo para interiorizarse.
2. Alto costo para la empresa.
3. El personal podría resistirse a los cambios propuestos, reclamando nuevos estudios.
4. ¿Soluciones enlatadas? Aplicación de modelos y recetas.


ASESORÍA INTERNA (la unidad es parte integrante de la empresa)

VENTAJAS
1. La tarea de O y M se puede realizar los 365 días del año.
2. Existe conocimiento de la empresa por parte del personal abocado a las tareas de O y M.
3. No sólo realiza el estudio y propone soluciones, sino también la implantación y seguimiento de los cambios.

DESVENTAJAS
1. Puede haber puja interna de poderes.
2. Puede haber dificultades por la falta de experiencia, conocimientos en otras empresas, etc.


Lo importante es recordar que cada enfermedad requiere un remedio diferente. Aplicar una “solución” exitosa en una empresa de servicios, no tiene porqué dar éxitos a una empresa importadora, por ejemplo.
No se trata sólo de curar sino también de prevenir.





Ubicación Jerárquica y sus Relaciones.
La unidad de O y S debe ser ubicada en la estructura de la empresa al mayor nivel ejecutivo, en relación directa de dependencia de la Gerencia General o Administrador General de la empresa ya sea privada o pública.

En cualquiera de los casos tendrá carácter exclusivamente asesor.
Se recomienda la ubicación a ese nivel para que su acción pueda desarrollarse sin tropiezos. Si se le ubicara en niveles más bajos, ya sea a nivel de división o departamento, su área de acción se reducirá exclusivamente a esta unidad.
Pero se puede tener una unidad de O y S a nivel de la Gerencia General y otra unidad de O y S a nivel de divisiones en donde están ubicadas, pero funcionalmente, técnicamente, recibirán lineamientos de la unidad ubicada en la Gerencia General.

PERFIL DEL ANALISTA EN O Y S

Condiciones Generales.
Para que un analista de O y S ejerza satisfactoriamente su función, determinados requisitos se vuelven indispensables, estos son:

Ÿ Formación especializada en organización, procedimientos, métodos, técnicas e instrumentos administrativos.
Ÿ Experiencia en O y S
Ÿ Aptitudes personales
PERFIL DEL ANALISTA EN O Y S:

CAPACITACIÓN

Conocimientos en administración, procesos, gestión operativa, etc.

EXPERIENCIA

Generalmente, el Analista ha desarrollado una carrera importante, con dilatada trayectoria, tras trabajar en varias empresas, en varios procesos, para poder acumular experiencia y volcarla en su trabajo.

APTITUDES PERSONALES:

Creativo.
Habilidad de trabajar en equipo.
Ser objetivo.
Análisis crítico
Capacidad de propuesta.
Práctico y sencillo.
Relacionamiento humano.
Habilidades de comunicación.
Ordenado y metódico.
Capaz de vender la idea.
Carismático.
Escuchar el doble de lo que habla.
Saber escuchar.
Observar profundamente.
Facilidad de palabra.
Saber argumentar.
Influenciar.
Persuadir.

INVESTIGACIÓN O METODOLOGÍA DE TRABAJO DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Concepto
Las actividades de O y S pueden aplicarse al estudio de las organizaciones en su totalidad o a una unidad o procedimiento de ella. El trabajo de investigación puede abarcar a todo el sistema, o a un subsistema, de la empresa.

Metodología
La metodología de investigación de O y S comprende una serie de etapas:

1) Preparación del Estudio
1.1. Definición del objetivo
1.2. Examen preliminar
1.3. Planificación del trabajo
1.4. Presupuestación
2) Relevamiento de información
3) Diagnóstico de la Situación Actual
1.1. Redacción de un informe de avance
1.2. Presentación del informe de avance
4) Diseño de soluciones
5) Informe final
6) Implantación
1.1. Programa
1.2. Puesta en práctica
1.3. Evaluación de Resultados

PREPARACIÓN DEL ESTUDIO
Consiste en averiguar cuál es el problema.

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS
Generalmente se da a pedido de los niveles gerenciales, que solicitan mejoras en determinadas unidades o procedimientos, en ocasiones tras solicitud de los niveles operativos, pero en el 99% de los casos, por quejas de los clientes, proveedores o público interno.

De momento en que se presenta la necesidad de realizar un estudio por la unidad de O y S se deberá:

a) Identificar cuáles son las causas de la investigación.
b) Determinar las metas que se desean alcanzar.
c) Definir el ámbito de trabajo (superior e inferior).
d) Determinar las restricciones del trabajo (que es lo que debe hacerse, limitaciones legales, etc.)
e) Condiciones que se deben imponer para una realización exitosa de la investigación (ejemplo libre acceso a la información).


Examen Preliminar
Es un estudio que busca conocer la realidad y verificar las situaciones que originan el estudio.

Este examen se efectúa a través de entrevistas con los responsables del área objeto de estudio, se solicitan las normas estatutarias, los reglamentos internos, el organigrama, manual de organización, listado del personal del sector, manual de procedimientos, documentos presupuestarios.

PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO
Tras analizar la información básica obtenida, tendremos que determinar las actividades a realizar, su secuencia y el tiempo que demandará cada una, así como los recursos necesarios para la consecución de los objetivos.

PRESUPUESTACIÓN
Costos a presupuestar:

Honorarios profesionales
Recursos necesarios
Gastos de implantaciónEsta etapa, permitirá presupuestar el costo total de la investigación.

Sea realizada por una unidad asesora interna o una Consultora externa, la investigación, diseño e implantación de soluciones, tendrá un costo que deberá ser presupuestado.


RELEVAMIENTO

La información a reunir en esta etapa tiene relación con el planeamiento y definición de objetivos.
Como ya hemos visto, los medios de recopilar información son las entrevistas personales y la encuesta escrita. Estos medios cuentan con ventajas y desventajas que pasaremos a detallar.

Entrevista Personal
VENTAJAS
DESVENTAJAS
· Flexibilidad en su desarrollo.
· Oportunidad de entrar en contacto personal con los funcionarios.
· Se puede obtener información adicional importante.
· Costo muy elevado por la cantidad de horas-hombre analista.
· Tiempo que insume cada una y en total si se trata de un trabajo de magnitud.


Encuesta Escrita
VENTAJAS
DESVENTAJAS
· Rapidez con que se obtiene la información.
· Posibilidad de aplicar a un gran número de personas.
· La gente no reproduce con fidelidad sus operaciones.
· Se obtiene la información que se ha solicitado y no más.


Cuando se realiza una entrevista es conveniente destacar cual es la mejor postura del analista para el mejor logro:
· Escuchar más que hablar.
· Tratar de averiguar algo acerca del entrevistado.
· Determinar el tiempo a destinar a cada entrevista.
· No criticar sistemas y procedimientos vigentes.
· No adelantar soluciones.
· No entrevistara funcionarios sin antes haber obtenido autorización de su superior.
· Fijar día y hora de entrevista tratando de que no resienta el trabajo habitual.

Alcance de la Investigación.
Va a variar según los problemas planteados y el tipo de organización. Pero hay datos generales a analizar que deberemos siempre tener en cuenta.
1. Objetivos de las Unidades.-
Se deberán dejar establecidos por escrito los objetivos de las unidades de la organización así como los procedimientos; los cuales se compararán con la lista de actividades para asegurarse de que cada unidad los esta logrando y contribuyendo al logro del objetivo general.

2. Estructura de la Organización.-
Se estudiará el organigrama de la institución comparándole con la realidad existente en lo que tiene que ver con las relaciones entre las distintas unidades. Si no lo hubiera se confeccionará uno con los datos que nos proporcionen el cual podrá estar sujeto a cambios al final de la investigación.

3. Funciones asignadas y Responsabilidades Asumidas.-
Muchas veces resulta difícil precisar las funciones y responsabilidades de cada empleado, ellos generalmente no lo tienen claro o no lo saben explicar claramente. Cuanto más alto es el nivel jerárquico del trabajador más le cuesta definir sus funciones y responsabilidades debido a que la mayor parte del tiempo se dedica a actividades de difícil medición y registración. Si existe en la organización una lista con las funciones y responsabilidades nos servirá como punto de partida para comparar con los hechos. Ya que es habitual encontrarse con diferencias entre los trabajos asignados formalmente y los que se desarrollan en la realidad.
Es de gran importancia determinar el grado de delegación de autoridad que se da en cada unidad. Tenemos que tener presente que la delegación de autoridad motiva al personal permitiendo que este ejerza la iniciativa.

4. Procedimientos que se realizan y Formularios que se utilizan.-
Tanto los procedimientos administrativos como los fabriles se deberán estudiar con el fin de determinar sin los mismos son correctos o se pueden mejorar o simplificar. El estudio de procedimientos conlleva el estudio de formularios, dado que éstos deben diseñarse en función de los procedimientos.

5. Registros que se llevan.-
Los registros son información que puede ser utilizada por más de una unidad de la organización por lo que tendremos que tenerse en cuenta el objetivo, el valor y necesidad de las anotaciones que se deban hacer para que esa información pueda se útil.

6. Volumen de trabajo, Tiempo que se invierte y Frecuencia.
No sólo debemos conocer las actividades desarrolladas dentro de la organización y la forma en que se efectúan los trabajos, sino también debemos saber con qué frecuencia se realizan, el volumen y el tiempo que insume la ejecución y los costos.

Para lo cual es necesario saber:

· Cantidad de trabajo que ingresa, que egresa y que se encuentra atrasado dividido de acuerdo con los tipos de trabajo que se desarrollen.
· Cantidad de personal que desarrolla las actividades, dividido por sectores.
· Tiempos empleados, parciales y totales, en las actividades tanto en circunstancias normales como extraordinarias.
· Tiempo invertido en las principales fases del proceso por ejemplo en preparación, transporte, etc.
· Costos en cuanto a personal, equipos, materiales, en un trabajo específico o total en un tiempo determinado.
· Frecuencia y periodicidad de los procedimientos.
7. Condiciones en que se realiza el trabajo y Equipo que se utiliza.
Las condiciones físicas de trabajo, es decir, el local, los equipos, la distribución, se deben tener en cuenta dado que influyen en la eficiencia hay que tener en cuenta el estudio de la economía de movimientos.

8. Necesidades del público o usuarios.
Los procedimientos a seguir en lo que tiene que ver con los trámites no sólo se deben estudiar desde la óptica de quienes lo llevan a cabo sino también de los usuarios.


ANÁLISIS

En esta etapa tendremos que tener presente estos cuatro preceptos:

þ No aceptar nada como verdadero si no se prueba con certeza su autenticidad. Deberemos realizar un análisis objetivo de los hecho, de las personas, etc. sin ningún tipo de influencia.
þ Dividir cada una de las dificultades que se examinan en tantas partes como sea posible y necesario para su mejor solución. La dificultad es sinónimo de complejidad. Por lo que deberemos limitar el problema a una sola alternativa, una decisión entre dos posibilidades (si – no).
þ Llevar un orden, yendo de lo más simple a lo más complejo. Debemos ir de lo particular a lo más general.
þ Realizar constantes revisiones para no omitir nada. No debemos omitir nada, examinar todo, tener un conocimiento completo y detallado y también contar la cantidad y el número de casos.


DISEÑO

La presentación del nuevo diseño se hace en términos generales, no se entra en detalles. Se presentan uno o varios diagramas del nuevo sistema.
En el diseño vamos a tener:
þ Recomendaciones de eliminación de procesos o de pasos en el proceso que se consideren innecesarios.
þ Recomendaciones de adicionales, de pasos adicionales en un proceso o de un formulario adicional a incluir.
þ Recomendaciones de modificaciones en los procesos, formularios, registros, etc.


INFORME

En esta etapa el analista presenta sus conclusiones a la Dirección. Deberá asegurarse de que se comprenda claramente la idea y especificando los beneficios que se esperan obtener.
El informe puede presentarse en forma verbal o escrita según la magnitud de la investigación. De ser escrita puede hacerse en forma de memorando general o informe inextenso.

IMPLANTACIÓN

La implantación se debe hacer de forma gradual para ver si presentan dificultades, las que deberemos corregir con el fin de lograr con éxito la puesta en marcha de los cambios.
La forma de hacer una implantación es mediante una prueba piloto, explicando previamente a los empleados las nuevas tareas que deben ejecutar.
Si esta experiencia presenta dificultades deberemos hacer las correcciones necesarias. Si por el contrario funciona bien haremos la implantación masiva haciendo una puesta en paralelo de ambos sistemas el vigente y el propuesto. Para luego ir mediante un plan establecido realizando la transferencia del sistema vigente al propuesto así como un retiro gradual del sistema actual.


EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Pasada la etapa de implantación, se entrega a la línea para que continúe, pero generalmente en este pasaje aparecen desajustes por lo que la unidad de O y S brindará apoyo.
Después de esta etapa, los analistas realizarán una evaluación general.

BIBLIOGRAFÍA:

- Metodología de los Procesos de Mejoramiento Administrativo. Miguel Penengo. Editorial Técnica.